Microsoft Excel spaltet oft die Meinungen: Die einen lieben das Tool, die anderen vermeiden es so gut es geht. Doch woran liegt das? Und vor allem: Kann man das Controlling eines Unternehmens wirklich mit Excel aufbauen oder führt das zwangsläufig ins Chaos? In diesem Beitrag erfährst du, wie du Excel sinnvoll als Controlling-Tool für dein Unternehmen nutzt und was es braucht, damit es funktioniert statt Frustration auszulösen.
Warum hat Excel einen schlechten Ruf?
Hast du schon einmal von einem sogenannten „Datenfriedhof“ gehört?
Damit sind Excel-Dateien gemeint, die über Jahre gewachsen sind und irgendwann niemand mehr wirklich versteht. Mehrere Personen arbeiten daran, es werden immer wieder Änderungen vorgenommen, Formeln angepasst oder ergänzt – oft ohne klare Struktur oder Dokumentation. Das Ergebnis?
- unübersichtliche Tabellen
- fehleranfällige Berechnungen
- fehlendes Vertrauen in die Zahlen
Genau das ist in vielen Unternehmen Alltag – und einer der Hauptgründe, warum Excel im Controlling so kritisch gesehen wird.
Der Umgang mit Excel
Das eigentliche Problem ist meistens nicht Excel selbst, sondern der Umgang damit. Viele glauben, dass Excel bei großen Datenmengen an seine Grenzen stößt. Doch das ist nur die halbe Wahrheit. Das Problem ist die fehlende Struktur und Automatisierung. Wenn Daten manuell gepflegt werden, passiert meist Folgendes:
- Fehler
- Doppelte Arbeiten
- Inkonsistenzen
Das führt dazu, dass sowohl MitarbeiterInnen als auch GeschäftsführerInnen den Zahlen nicht mehr vertrauen. Daten müssen mehrfach geprüft werden – Zeit geht verloren und Entscheidungen verzögern sich. Genau an diesem Punkt holen sich viele Unternehmen Unterstützung durch externe Unternehmensberatung im Bereich Controlling und Finanzen.
Was braucht ein modernes Controlling?
Modernes Controlling verbindet zwei entscheidende Komponenten: Fachliches Know-How und technische Umsetzung. Das bedeutet:
- Relevante Kennzahlen statt Fülle an Daten ohne Aussage
- Kompakte und verständliche Reports
- Saubere und verlässliche Datenbasis
Als Unternehmensberaterin für Controlling sorge ich genau dafür: Ich bereite eine Fülle an Zahlen und Daten so auf, dass Entscheidungen anhand weniger aber aussagekräftiger Kennzahlen getroffen werden können. Die Basis dafür ist immer dieselbe: eine strukturierte und automatisierte Datenbasis.
Controlling mit Excel: So funktioniert es richtig
Excel kann ein extrem leistungsfähiges Werkzeug für das Controlling in KMUs und bei Selbstständigen sein, wenn es richtig eingesetzt wird. Der Schlüssel liegt darin, manuelle Prozesse zu vermeiden und stattdessen auf Automatisierung zu setzen. So gehe ich vor:
1. Daten strukturieren und automatisieren mit Power Query
Mit Excel Power Query kannst du Daten aus unterschiedlichen Quellen zusammenführen, bereinigen und strukturieren. Zum Beispiel aus:
- Buchhaltungssystemen
- Bankkonten
- anderen Tools im Unternehmen
Das Entscheidende: Dieser Prozess wird einmal sauber aufgebaut, danach läuft er automatisiert. Das ist im laufenden Arbeitsalltag eine wesentliche Zeitersparnis!
2. Daten visualisieren mit Power BI
Nach der Aufbereitung der Daten folgt der wichtigste Schritt: die Visualisierung. Mit Power BI kannst du:
- Kennzahlen übersichtlich darstellen
- Entwicklungen erkennen
- fundierte Entscheidungen treffen
Statt einzelner Buchungen siehst du genau das, was wirklich zählt: Die wichtigsten Zahlen deines Unternehmens – klar, verständlich und auf einen Blick.
Das Problem ist also der falsche Einsatz von Excel. Denn für kleine und mittelständische Unternehmen eignet sich Excel hervorragend als Basis für ein Controlling-Tool. Der entscheidende Unterschied liegt in der Umsetzung. Manuell gepflegte Excel-Dateien führen zu Chaos, Fehler und Frustration. Automatisierte und strukturierte Prozesse geben Klarheit und sind hocheffizient. Richtig eingesetzt wird Excel also zu einem starken Werkzeug und kann sogar ein zentraler Bestandteil im Finanz- und Controllingbereich sein.
Controlling auf ein neues Level bringen
Ein individuelles Controlling-Dashboard mit Excel und Power BI kann genau das leisten, indivudell abgestimmt auf dein Unternehmen und deine Bedürfnisse. Als Unternehmensberatung im Bereich Controlling und Finanzen unterstütze ich dich dabei, ein System aufzubauen, das dir wirklich Klarheit bringt, statt weiterer Excel-Dateien, die niemand versteht.
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