Es gibt nicht eine feste Regel, auf welche Zahlen in einem Unternehmen wirklich regelmäßig geachtet werden sollte. Fest steht wirklich niemand hat die Zeit sich alle Zahlen anzusehen, außerdem ist das auch nicht zielführend. Wenn du als KMU laufend einen Überblick über dein Unternehmen bekommen willst, gibt es Kennzahlen für KMUs, welche dir alle wesentlichen Informationen liefern.
Was ist eine Kennzahl?
Eine Kennzahl fasst viele quantitative Informationen in einer einzigen Zahl zusammen, um eine Aussage zu treffen. Das könnte zum Beispiel bedeuten, ein Unternehmen möchte die Höhe ihrer offenen Forderungen immer per Monatsende kennen. Somit werden alle noch nicht bezahlten Ausgangsrechnungen summiert. Es geht hier also um die Summe der noch nicht bezahlten Rechnungen, welche bereits an KundInnen gestellt wurden. Mit Hilfe dieser einen Zahl per Monatsende ist es möglich interne oder externe Vergleiche zu ziehen. Hierbei könnte zum Beispiel verglichen werden, wie hoch die Offenen Forderungen im Vergleich zu den letzten Monaten waren oder im letzten Jahr um diese Zeit. Dieser Vergleich kann ein Hinweis auf die Zahlungsfähigkeit der KundInnen sein oder aber auch die aktuelle eigene Geschäftslage.
Welche Kennzahlen sind für KMUs wichtig?
Hier kommt wieder dieser eine unbeliebte Satz: „Das ist individuell.“
Ja es ist individuell, aber es gibt tatsächlich einige Kennzahlen, welche für jedes KMU wichtig sind. Die Frage ist nur wie diese sinnvoll eingesetzt werden, dazu später mehr. Beachte auf jeden Fall, dass du nicht nur finanzielle Kennzahlen, sondern auch Operative verwendest. Finanzielle Kennzahlen treffen eine Aussage über deine Finanzen, wie z.B. der Gewinn in €, während operative Kennzahlen deine Geschäftstätigkeit beschreiben, wie z.B. die Anzahl an Verkäufe pro Tag oder der Energieverbrauch deines Standorts.
1. Umsatzrentabilität
Die Umsatzrentabilität zeigt an, wie viel Gewinn von einem Euro Umsatz tatsächlich übrigbleibt. Sie beantwortet die zentrale Frage:
Wie profitabel arbeitet dein Unternehmen?
Gerade in wirtschaftlich herausfordernden Phasen reicht es nicht aus, nur auf den Umsatz zu schauen. Ein steigender Umsatz könnte sogar problematisch sein, wenn gleichzeitig die Kosten überproportional steigen. Die Umsatzrentabilität macht also sichtbar, ob das Unternehmen nachhaltig Geld verdient oder ob die Marge laufend unter Druck gerät.
Praxisbeispiel zur Umsatzrentabilität:
Ein Handwerksbetrieb erzielt im Jahr einen Umsatz von 800.000 €. Nach Abzug aller Kosten bleibt ein Gewinn von 40.000 € Euro übrig. Die Umsatzrentabilität beträgt somit 5 %. -> (40.000 / 800.000) *100 = 5%
Im nächsten Jahr steigt der Umsatz auf 900.000 €. Der Unternehmer/ Die Unternehmerin freut sich zunächst über das Wachstum. Ein Blick auf die Umsatzrentabilität zeigt jedoch, dass der Gewinn nur noch 27.000 Euro beträgt. Die Umsatzrentabilität sinkt auf 3 %.
Obwohl mehr Umsatz erzielt wurde, arbeitet das Unternehmen weniger profitabel. Die Kennzahl macht dieses Problem sofort sichtbar.
2. Offene Forderungen
Was sind offene Forderungen ganz genau? Das sind Rechnungen, welche du an KundInnen bereits gestellt hast, aber von diesen noch nicht bezahlt wurden. Viele UnternehmerInnen werfen einen Blick auf das Bankkonto und glauben zu wissen, wie es um die Liquidität steht. Tatsächlich kann sich jedoch ein erheblicher Teil des erwirtschafteten Geldes noch in offenen Rechnungen befinden. Daher sind offene Forderungen unbedingt zu berücksichtigen und regelmäßig zu überprüfen.
Steigen die Forderungen nämlich über mehrere Monate an, kann dies ein Hinweis auf längere Zahlungsziele, verspätete Zahlungen oder eine verschlechterte Zahlungsmoral sein.
Praxisbeispiel zu offenen Forderungen:
Eine Werbeagentur stellt im Mai Rechnungen über 25.000 € aus. Zum Monatsende sind davon noch 15.000 € offen. Im Vormonat lagen die offenen Forderungen noch bei 5.000 €.
Der deutliche Anstieg kann verschiedene Ursachen haben: KundInnen zahlen später, das Mahnwesen funktioniert nicht optimal oder es wurden besonders viele Projekte abgeschlossen. Die Kennzahl liefert also einen frühen Hinweis darauf, dass genauer hingeschaut werden sollte.
3. Betriebsergebnis (EBIT)
Das Betriebsergebnis oder auch auf Englisch abgekürzt EBIT (Earnings Before Interest and Taxes) zeigt, wie erfolgreich das operative Geschäft läuft. Es blendet Finanzierungs- und Steuereffekte aus. Dadurch hat man einen klaren Blick auf die operative Leistung des Unternehmens.
Man kann also die entscheidende Frage beantworten: Wie profitabel ist mein Kerngeschäft?
Das Betriebsergebnis eignet sich außerdem besonders gut, um Entwicklungen über mehrere Monate oder Jahre zu vergleichen!
Praxisbeispiel zum Betriebsergebnis:
Ein IT-Dienstleister erwirtschaftet monatlich 120.000 € Umsatz. Nach Abzug aller betrieblichen Aufwendungen verbleibt ein EBIT von 15.000 €.
Drei Monate später liegt der Umsatz immer noch bei 120.000 €, das EBIT jedoch nur noch bei 5.000 €. Die Umsätze sind stabil, die Profitabilität nicht. Gestiegene Personalkosten oder höhere Fremdleistungen könnten die Ursache sein. Das EBIT zeigt frühzeitig, dass sich die wirtschaftliche Situation verschlechtert.
4. Cashflow
Viele UnternehmerInnen sind überrascht, wenn das Jahresergebnis positiv ausfällt, das Bankkonto aber trotzdem oft angespannt ist. Der Grund: In der Buchhaltung werden Erträge und Aufwendungen oft zu einem anderen Zeitpunkt erfasst als die tatsächlichen Geldbewegungen stattfinden.
Ein Unternehmen kann beispielsweise einen Auftrag erfolgreich abschließen und die Rechnung verbuchen. Der Gewinn scheint dadurch bereits in den Zahlen auf. Wenn die Kundin oder der Kunde jedoch erst Monate später bezahlt, befindet sich das Geld noch nicht am Bankkonto.
Genau dafür macht es Sinn den Cashflow zu betrachten. Er zeigt, ob das operative Geschäft tatsächlich genügend liquide Mittel erwirtschaftet, um laufende Kosten, Investitionen, Kreditrückzahlungen oder Steuerzahlungen zu finanzieren.
Ein positiver Cashflow bedeutet, dass mehr Geld ins Unternehmen fließt als hinausgeht. Ein negativer Cashflow hingegen ist ein Warnsignal. Er zeigt, dass das Unternehmen aktuell mehr Geld verbraucht als es durch die laufende Geschäftstätigkeit erwirtschaftet.
Der Cashflow ist daher eine wichtige Ergänzung zum Gewinn. Während der Gewinn die wirtschaftliche Leistungsfähigkeit eines Unternehmens zeigt, macht der Cashflow sichtbar, ob auch tatsächlich genügend Geld am Bankkonto liegt. Erfahre hier mehr, warum auch profitable Unternehmen, Geldprobleme haben können.
Praxisbeispiel zum Cashflow:
Ein Unternehmen weist laut Gewinn- und Verlustrechnung einen Jahresgewinn von 70.000 € aus. Dennoch wird der Kontokorrentrahmen immer stärker ausgenutzt.
Der Grund: Viele KundInnen zahlen verspätet und gleichzeitig wurden hohe Warenbestände aufgebaut.
Der Cashflow zeigt, dass trotz Gewinn zu wenig Geld aus dem operativen Geschäft hereinkommt. Ohne diese Kennzahl würde das Liquiditätsproblem möglicherweise zu spät erkannt werden.
5. Operative Kennzahlen
Neben finanziellen Kennzahlen sollte jedes Unternehmen einige wenige operative Kennzahlen definieren, die den größten Einfluss auf den Unternehmenserfolg haben.
Je nach Branche kann das beispielsweise sein:
- Verrechenbare Stunden bei Dienstleistungsunternehmen
- Umsatz pro MitarbeiterIn
- Auslastungsquote
- Anzahl der Aufträge
- Lagerumschlag
- Durchschnittlicher Auftragswert
- Rohstoffpreis
Diese Kennzahlen zeigen oft sehr früh, wohin sich das Unternehmen entwickeln könnte. Lange bevor Veränderungen in der Gewinn- und Verlustrechnung ersichtlich sind, sieht man sie oft in den operativen Zahlen.
Wie werden Kennzahlen sinnvoll in KMUs eingesetzt?
Sinnvoll sind Kennzahlen dann, wenn sie einen Nutzen haben. Sprich diese Kennzahlen lediglich zu sammeln, reicht nicht. Einen Nutzen haben sie, wenn sie regelmäßig analysiert werden und mit früheren Perioden verglichen werden. Besonders hilfreich sind Vergleiche zum Vormonat, zum Vorjahresmonat oder zum Budget.
Apropos Budget: Außerdem sollten Unternehmen für jede Kennzahl einen Zielwert definieren. Erst wenn klar ist, was als „gut“ oder „kritisch“ gilt, können rechtzeitig Maßnahmen abgeleitet werden. Wenige Kennzahlen, die konsequent verfolgt werden, sind deutlich wertvoller als umfangreiche Berichte, die niemand liest.
Fazit: Weniger Zahlen, weniger Aufwand aber dafür die richtigen Infos
Für KMUs ist es nicht notwendig, monatlich dutzende Kennzahlen auszuwerten. Wer die Umsatzrentabilität, offenen Forderungen, das Betriebsergebnis, den Cashflow und passende operative Kennzahlen im Blick hat, erhält bereits einen sehr guten Überblick über die wirtschaftliche Situation des Unternehmens.
