Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung

Als Selbstständige*r kommst du nicht um das Thema Buchhaltung. Vor allem gibt es da dieses eine Tool, welches du regelmäßig benutzen solltest: Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung. Glaub mir, wenn man weiß, wie es geht, ist es absolut nicht kompliziert und wirklich wichtig um deine Finanzen laufend im Blick zu haben. In diesem Blogpost erfährst du, wie diese Berechnung funktioniert und wer diese machen muss.

Was ist die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung?

Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ist eine Systematik wie du deinen Gewinn als Selbstständige*r ermittelst. Es ist die einfachste Form der Buchführung und für Kleinunternehmen, Selbstständige*r und Freelancer*innen relevant. Mit dieser Rechnung ermittelst du dir pro Kalenderjahr deinen Gewinn oder Verlust, indem du deine betrieblichen Einnahmen und Ausgaben auflistest.

Wer muss das eigentlich machen?

Da es sich bei der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung um die einfachste Form der Buchführung handelt, darfst du in Österreich nur unter der folgenden Voraussetzung diese Systematik der Gewinnermittlung verwenden:

Du machst mit deinem Unternehmen nicht mehr als 700.000 EUR Umsatz im Jahr.

In Österreich wird diese Grenze per Gesetz geregelt und du kannst das auch im Unternehmensgesetzbuch (UGB §189 Absatz 1 Ziffer 3) nachlesen. Das heißt wenn du bis zu 700.000 EUR Umsatz pro Jahr machst (sprich Geld pro Jahr einnimmst), hast diese Berechnung zu machen.  

Wie funktioniert das Ganze nun?

Die Rechnung hat drei Bestandteile:

1. Deine Einnahmen: Hier listest du alle deine Einnahmen aus dem Kalenderjahr auf.

2. Deine Ausgaben: Hier sind von dir alle betrieblichen Ausgaben aufzulisten, wie zum Beispiel
Lizenzkosten, Miete, Weiterbildungen und Reisekosten.

3. Dein Gewinn/ Verlust: Wenn du von der Summe deiner Einnahmen nun die Summe der Ausgaben abziehst, erhältst du deinen Gewinn oder Verlust. Je nachdem ob deine Einnahmen höher oder niedriger als deine Ausgaben sind.

Das solltest du dabei beachten:

Zufluss-Abfluss Prinzip
Bitte was? 😉 Laut diesem Prinzip hast du deine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung als Selbstständige*r so zu führen, dass du deine Einnahmen und Ausgaben dann erfasst, wann tatsächlich Geld geflossen ist. Warum das so wichtig ist?
Stell dir vor, du stellst eine Rechnung mit dem Rechnungsdatum 28.12.2024 aus und erhältst das Geld von deinem/er Kund*in erst am 04.01.2025. Laut dem Zufluss-Abfluss Prinzip hast du diese Einnahme dann im Jahr 2025 in der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung aufzulisten und nicht im Jahr 2024. Da es eben ausschlaggebend ist wann das Geld reinkommt oder rausgeht (zufließt/abfließt).

Regelmäßige Buchhaltung
Mach deine Buchhaltung regelmäßig damit du deine Finanzen im Blick behältst. Mach zum Beispiel einen Tax Sunday oder Finance Friday daraus und setze dich regelmäßig daran deine Ein- und Ausgaben einzutragen.

Belege
Hebe deine Belege unbedingt auf und sammle diese geordnet für den Fall einer Steuerprüfung.  

Trennung von beruflich und privat
Achte auf alle Fälle darauf, dass dir hier keine privaten Ausgaben reinrutschen.

Steuerliche Grundlage
Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ist die Grundlage für deine Steuererklärung. Daher solltest du diese sorgfältig pflegen.

Was bringt dir eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung?

Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ist für dich, als Selbstständige*r ein einfaches und effektives Werkzeug, um den Überblick über deine Finanzen zu behalten und dir die Steuererklärung zu erleichtern. Dieses Tool kann also viel mehr als nur ein „lästiges“ Muss sein. Es kann dir nämlich wirklich helfen deine Einnahmen und Ausgaben im Blick zu behalten. Somit kannst du dich schlussendlich auch besser auf deine eigentliche Geschäftstätigkeit konzentrieren.

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Alles Liebe,
Anna