Die Finanzen in einem Unternehmen können ziemlich schnell „aus dem Ruder laufen“. Genau dann fühlst du dich von der Fülle an Zahlen erdrückt. Du bekommst das Gefühl du musst alles wissen, verstehen und jede kleine Zahl im Blick haben. Dabei ist das Gegenteil der Fall: Du brauchst NICHT mehr, sondern weniger. Genau dafür gibt es Kennzahlen im Controlling, welche verständlich und alltagstauglich sind. Bevor wir uns nun 3 Kennzahlen für ein effektives Controlling ansehen, lass uns zuerst klären was Kennzahlen überhaupt genau sind.
Was sind Kennzahlen?
Kennzahlen – oder KPIs (Key Performance Indicators) – sind im Grunde nichts anderes als kleine, klare Orientierungspunkte in deinem Unternehmen. Sie geben dir Hinweise darauf, wie dein Unternehmen gerade läuft, wo du gut unterwegs bist und wo es sinnvoll ist, genauer hinzusehen.
Du kannst dir Kennzahlen vorstellen wie eine Art Dashboard, das dir die wichtigsten Infos liefert, ohne dass du dich durch komplexe Berichte wühlen musst. Statt alles gleichzeitig im Blick haben zu wollen, konzentrierst du dich auf wenige Werte, die wirklich etwas aussagen.
Gute Kennzahlen:
- reduzieren Informationsflut
- zeigen dir Trends statt Momentaufnahmen
- helfen dir, bessere Entscheidungen zu treffen
- machen Erfolge sichtbar – auch die Kleinen!
- geben dir ein Gefühl von Kontrolle und Überblick
Das Beste daran: Du entscheidest, welche Kennzahlen für dich relevant sind. Es geht also nicht darum, stundenlang irgendwas auszuwerten, sondern darum, deine Zahlen endlich für dich arbeiten zu lassen.
1. Umsatzrentabilität – Wie viel bleibt von deinem Umsatz wirklich übrig?
Dein Umsatz sagt dir, wie viel du einnimmst und der Gewinn was nach den Kosten übrig bleibt. Mehr zur Unterscheidung Umsatz und Gewinn findest du auch in diesem Blogbeitrag.
Mit der Umsatzrentabilität erhältst du ein Gefühl, wie profitabel deine Umsätze tatsächlich sind. Damit berechnest du konkret gesagt, wie viel Cent Gewinn von einem Euro Umsatz übrig bleiben. Die Kennzahl hilft dir zu erkennen:
- ob deine Preise realistisch sind
- wie effizient du arbeitest
- wie gut du wirtschaftest
- und ob deine Leistungen sich wirklich auszahlen
Je höher deine Umsatzrentabilität, desto profitabler dein Unternehmen. Je nach Branche ist das (wie immer) ziemlich unterschiedlich. Schauen wir uns einmal ein Beispiel an:
Beispiel:
Umsatz: 70.000 €
Gewinn: 34.000 €
Formel: Gewinn ÷ Umsatz
→ 34.000 ÷ 70.000 = 0,49 = 49 % Umsatzrentabilität
Bedeutung: Von jedem Euro, den du einnimmst, bleiben dir also 49 Cent. Diese Kennzahl ist absolut nicht mehr wegzudenken in einem modernen Controlling.
2. Break-even-Point – Ab wann arbeitest du im Plus?
Der Break-even-Point ist ganz genau die Grenze zwischen Verlust und Gewinn. Er beantwortet eine der wichtigsten Fragen in deinem Unternehmen: Wie viel musst du verkaufen, um deine Kosten zu decken?Diese Kennzahl zeigt dir:
- ob dein Geschäftsmodell wirtschaftlich ist
- wie viele KundInnen/Projekte du pro Monat brauchst
- ob deine Preise langfristig Sinn ergeben
Besonders zu Jahresbeginn ist es wertvoll zu wissen, wie viele Aufträge du brauchst/ Produkte verkauft werden müssen.
Beispiel:
Stell dir vor, du bist FotografIn und bietest Shootings für 600 € an. Bei jedem dieser Shootings ist ein Fotoalbum enthalten. Das heißt für dich fallen pro Shooting 50€ an Kosten für das Fotoalbum an.
Von jedem Shooting bleiben dir also 550 € (=Deckungsbeitrag) um deine Fixkosten zu decken.
Deine monatlichen Fixkosten liegen bei 1.400 € (z. B. Miete eines Fotostudios, Software, Versicherungen, Webseite).
Break-even-Formel:
Fixkosten ÷ Deckungsbeitrag pro Auftrag
1.400 € ÷ 550 € = 2,5
Das bedeutet: Du brauchst pro Monat 3 Shootings, um deine Fixkosten zu decken.
Ab dem 4. Shooting machst du Gewinn. Gerade für Ein-Personen-Unternehmen und Selbstständige ist diese Kennzahl ein Muss im Controlling. Mehr zur Break-Even-Point Berechnung findest du übrigens auch hier.
3. Verrechenbarer Stundenanteil – Wie viel deiner Arbeit wird tatsächlich bezahlt?
Diese Kennzahl ist für DienstleisterInnen oft ein echter Augenöffner. Viele arbeiten 30–40 Stunden pro Woche — doch nur ein Teil davon ist tatsächlich verrechenbar. Der verrechenbare Stundenanteil zeigt dir:
- wie viel deiner Arbeitszeit bezahlt wird
- ob deine Preise zu deinem Aufwand passen
- ob du zu viel unbezahlt arbeitest
- wo Zeit „verloren“ geht (E‑Mails, Nachfragen, Angebotserstellung)
Ein guter Anteil an verrechenbaren Stunden liegt meist zwischen 50 % und 70 % deiner Gesamtarbeitszeit – je nach Branche und Geschäftsmodell. Schlussfolgernd bedeutet das aber auch, dass 30-50% Arbeitstätigkeiten sind, welche dir niemand bezahlt.
Beispiel:
Gesamtarbeitszeit: 38 Stunden pro Woche
Verrechenbare Stunden: 20
Formel: verrechenbare ÷ gesamte Stunden
→ 20 ÷ 38 = 0,53 = 53 % verrechenbarer Stundenanteil
Bedeutung:
Du verbringst knapp die Hälfte deiner Arbeitszeit mit Tätigkeiten, die nicht direkt bezahlt werden (z.B.: Marketing oder Buchhaltung). Das ist völlig normal, aber deine Preise sollten das natürlich auch widerspiegeln. Wie du Preise richtig gestaltest, liest du im Blogpost Preisgestaltung für KMUs und Selbstständige nach.
Tipp: Führe immer Zeitaufzeichnungen, damit du einen Überblick über deine Arbeitstätigkeiten behältst und somit auch diese Kennzahl zu deinem Controlling hinzufügen kannst!
Fazit: Gutes Controlling filtert das Wesentliche heraus
Gutes Controlling bedeutet nicht, alles zu wissen sondern das Richtige. Es geht darum, aus der Vielzahl an Informationen genau jene Zahlen herauszufiltern, die dir Klarheit geben, statt dich zu überfordern. Wenn du die passenden Kennzahlen im Blick hast, triffst du Entscheidungen leichter, siehst schneller, wo dein Unternehmen steht und gewinnst wieder das Gefühl, wirklich am Steuer zu sitzen.
Diese drei Kennzahlen sind dabei wie ein kleiner Kompass: Sie zeigen dir, wo du profitabel arbeitest, ab wann du wirklich verdienst und wie realistisch deine Wochenplanung ist. Mehr brauchst du für den Anfang nicht und genau das macht die Zahlenarbeit so viel entspannter.
Wenn du möchtest, begleite ich dich dabei diese Klarheit in deinem eigenen Unternehmen zu entwickeln. Gemeinsam filtern wir heraus, was für dich wirklich zählt.
