Viele Unternehmen kennen das Problem: Das Geschäft läuft, Aufträge kommen herein, aber beim Blick auf die Finanzen bleiben oft mehr Fragen als Antworten.
Wie viel Geld steht tatsächlich zur Verfügung? Entspricht die aktuelle Entwicklung dem was eigentlich geplant war? Reichen die Rücklagen für Steuern? Und vor allem: Woher nimmt man die Zeit, all diese Zahlen regelmäßig auszuwerten?
Genau aus diesem Bedarf heraus entstand eines meiner letzten Kundenprojekte: Ein individuell entwickeltes Finanzplanungstool in Excel, das die laufende Finanzplanung einer Agentur deutlich vereinfacht und viele Arbeitsschritte automatisiert.
Die Ausgangssituation
Die Agentur wollte ihre Finanzdaten regelmäßig auswerten, ohne dafür jeden Monat mehrere Stunden in Excel oder verschiedenen Bankkonten zu verbringen. Bisher wurden die Zahlen Monat für Monat manuell in Excel eingetragen, ausgewertet und verglichen.
Das Ziel war klar:
- Finanzdaten zentral an einem Ort
- Laufender Plan-Ist-Vergleich
- Transparente Steuer- und Rücklagenplanung
- Eine Lösung, die nach der Einschulung selbstständig genutzt werden kann
Statt eine Standardvorlage einzusetzen, habe ich das Tool individuell auf die Abläufe und Anforderungen des Unternehmens abgestimmt.
Die Zusammenarbeit
Damit ein Finanztool entsteht, das langfristig genutzt werden kann, startet jedes Projekt mit einem gemeinsamen Workshop. In einem ersten Termin sehen wir uns an, was bisher genutzt wird und welche Elemente, Aussagen und Zahlen der/dem KundIn besonders wichtig sind. Genau das nehmen wir in das neue Tool mit. Zusammengefasst läuft ein Projekt typischerweise so ab:
- Analyse des bestehenden Systems
- Definition der relevanten Kennzahlen
- Entwicklung und Abstimmung des Tools
- Feedbackschleife
- Einschulung und Übergabe
Die wichtigsten Funktionen des Finanzplanungstools
Automatisierte Auswertung von Bankbuchungen
Bankdaten werden importiert und automatisch verarbeitet. Im Hintergrund übernimmt Excel Power Query die Sammlung, Bereinigung und Aufbereitung der Daten. Dadurch entfällt ein großer Teil der manuellen Dateneingabe und die Finanzübersicht bleibt laufend aktuell.
Gut zu wissen: Automatisierte Importe funktionieren nicht nur mit Bankkonten. Die gleiche Logik lässt sich auch für Buchhaltungsprogramme, CRM-Systeme, Zeiterfassung oder technische Daten nutzen. Hier gibt es keine Grenzen! Aus den Daten eines Bankkontos lässt sich übrigens auch einfach eine Liquiditätsplanung oder Cashflowplanung erstellen.
Hier siehst du einen Auszug, wie die automatisch aufbereiteten Daten aus einem Bankkonto in Excel aussehen können. Diese sind bereits in Kategorien (z.B. Sozialabgaben, Bewirtung) eingeordnet, um schnell eine Übersicht zu erhalten und darauf aufbauend Auswertungen zu erstellen.
Plan-Ist-Vergleich auf Knopfdruck
Der größte Vorteil für die Agentur: Auf Knopfdruck wird sichtbar, ob sich das Unternehmen tatsächlich in die gewünschte Richtung entwickelt, ohne stundenlang manuell in Excel zu arbeiten. Je nach Bedarf können Auswertungen für den letzten Monat, einzelne Quartale oder das gesamte laufende Jahr dargestellt werden.
So wird sofort sichtbar:
- Liegen die Umsätze im Plan?
- Aus welchen Kategorien setzen sich meine Umsätze zusammen?
- Mit welchen KundInnen oder Produkten verdiene ich am meisten?
- Welche Kosten entwickeln sich anders als erwartet?
- Wo besteht Handlungsbedarf?
Nachfolgend siesht du wie ein Dashboard mit Plan und Ist Werten aussehen kann. Hier wird einerseits das Ergebnis pro Monat angezeigt und auf der rechten Seite der letzte Monate im Detail analysiert. Alles aufbauend auf deinen Daten, welche automatisiert eingespielt werden.
Transparente Rücklagen- und Steuerplanung
Viele UnternehmerInnen kennen die Situation: Das Konto ist gut gefüllt, aber ein Teil davon gehört eigentlich schon dem Finanzamt oder der Sozialversicherung der Selbstständigen (in Österreich). Deshalb enthält das Tool eine integrierte Rücklagen- und Steuerplanung. Dadurch ist jederzeit ersichtlich, welche Beträge tatsächlich verfügbar sind und welche bereits für zukünftige Zahlungen reserviert werden sollten.
Hinweis: Die dargestellten Werte dienen als Prognose und ersetzen keine steuerliche Beratung. Für verbindliche Aussagen empfehle ich die Zusammenarbeit mit einer Steuerberatungskanzlei.
Das Tool ist nur ein Teil der Lösung
Ein gutes Finanzplanungstool allein bringt wenig, wenn es im Alltag nicht genutzt wird. Deshalb erhalten meine KundInnen immer:
- Eine persönliche Einschulung
- Eine verständliche Schritt-für-Schritt-Anleitung
- Ein klar strukturiertes und individuell abgestimmtes Tool ohne unnötige Komplexität
- Auf Wunsch ein Design im Corporate Design des Unternehmens
Das Ziel ist nicht, dass KundInnen von mir abhängig bleiben. Das Ziel ist, dass sie ihre Zahlen selbst verstehen und langfristig eigenständig damit arbeiten können. Was ich dabei immer sehr spannend finde?
Weniger ist oft mehr: In vielen Unternehmen sind es nicht hunderte Kennzahlen, die den Unterschied machen. Oft reichen einige wenige, gut aufbereitete Zahlen, um bessere Entscheidungen zu treffen.
Was KundInnen dadurch gewinnen
Aus meiner Erfahrung stehen dabei weniger die Excel-Funktionen im Vordergrund, sondern die Auswirkungen auf den Alltag:
- Mehr finanzielle Klarheit, durch klare und verlässliche Zahlen
- Schnellere Entscheidungen, durch die Reduktion auf das Wesentlich
- Weniger Unsicherheit bei Steuern und Rücklagen
- Zeitersparnis bei monatlichen Auswertungen, durch automatisierte Imports und Aufbereitungen
- Ein besseres Verständnis der eigenen Unternehmenszahlen
Kurz gesagt: weniger Überraschungen, mehr Planungssicherheit und das mit einem geringeren Aufwand.
Mein Ansatz bei einer Finanzplanung
Ich bin überzeugt, dass Finanzplanung nicht kompliziert sein muss. Mit einem gut durchdachten und individuell angepassten System können auch kleine Agenturen ihre Finanzen professionell steuern, ohne zusätzliche Software oder aufwendige Prozesse einzuführen. Genau dafür eignet sich eben Microsoft Office mit Excel, Power Query, Power Pivot und auch Power BI perfekt!
Genau darum liebe ich solche Projekte: Aus einer Vielzahl an Zahlen entsteht ein System, das Orientierung gibt, Entscheidungen erleichtert und langfristig Zeit spart. Denn gute Finanzplanung soll kein zusätzlicher Aufwand sein, sondern eine echte Unterstützung im Alltag. Statt jeden Monat mehrere Stunden mit manuellen Auswertungen zu verbringen, einfach Kennzahlen auf Knopfdruck.
Du möchtest deine Finanzen ebenfalls strukturierter planen oder bestehende Excel-Lösungen automatisieren? Dann lass uns unverbindlich darüber sprechen, welche Lösung zu deinem Unternehmen passt.
